企业如何防止被表见代理风险提示

Part 01基本案情
扬州某建筑劳务有限公司（以下简称“建筑公司”）中标承接利比亚海外工程后，成立利比亚工程项目部，并与史某约定：利比亚工程项目由史某承包完成，史某按合同总标的 1.2％向公司交纳管理费。施工过程中一切债务均由史某承担，与建筑公司无关。利比亚工程项目部为完成上述工程，委托淮安某劳务中介公司为其招收赴利比亚务工人员200名。后因利比亚发生内战，务工人员未能出行。淮安中介公司遂向法院提起诉讼，要求建筑公司返还其向利比亚工程项目部预交的70万元押金。建筑公司抗辩称其与淮安中介公司无合同关系，且与史某约定利比亚项目部债务均由史某个人承担，故利比亚项目部是否返还淮安中介公司押金与其无关。
Part 02案情分析
本案中，双方争议的焦点就在于利比亚工程项目部与淮安中介公司签订的委托招收劳务人员协议的行为的性质。本案中，史某以利比亚工程项目部名义与淮安中介公司签订协议，委托淮安中介公司为其招收赴利比亚务工人员，并在协议上加盖利比亚工程项目部印章。由于利比亚工程确系建筑公司中标承建，且利比亚工程项目部是建筑公司为完成该工程而设立的，故淮安中介公司有理由相信史某及利比亚工程项目部有权代表建筑公司与其签订委托招工协议。对该协议的签订淮安中介公司主观上没有过错，协议也具备成立和生效的条件，应当认定史某以利比亚工程项目部名义与淮安中介公司签订协议构成表见代理，所签订的协议对建筑公司具有拘束力。
Part 03案情总结
工程项目部因工程建设以设立其的法人的名义对外签订的合同的行为，构成表见代理，协议内容对设立其的法人具有拘束力。本案中，建筑公司与利比亚工程项目部负责人之间的协议不能对抗淮安中介公司请求其承担返还押金的主张 。

Part 04防范表见代理
(一)及时公示告知
一是项目部撤销，搬迁，应当进行公告。为防止有人冒充原部门机构工作人员在原经营场所上进行活动而被第三人认定为表见代理而蒙受损失，更好地规避法律风险；二是对主要负责人和对外业务人员的变更情况，应当告知相对方，避免他们继续以原工作人员身份与第三人往来。对于经常跟特定客户或机构进行业务往来的人员，如果他们的岗位或代理权限有变动可以直接书面通知相关单位，但要注意留下通知送达对方的证据，否则一旦出现法律纠纷将难以举证，有理也说不清；
(二)加强管理
一是规范经营行为。在外经办业务的人员应当有明确的授权委托书，而且要求其在经办业务时向对方出具，形成一个规范良好的习惯，以利于表见行为发生时自身免责的抗辩；二是加强相关法律事务管理。企业证照、公章、合同章、财务专用章、法人委托书、介绍信等，是具有代理权限的重要依据也是相对人“依法有理由相信”的证据，保管好印章和重要空白凭证，是避免一系列行为被认定为表见代理行为重要一环。比如一般情况下项目部印章不备案或者容易私刻，因此在项目施工过程中，其制作以及使用就必须格外慎重，如必须使用印章，应当在工程承包、分包、材料供应合同中就项目部印章的使用范围以及权限做出明示，并可在项目部印章表面做出必要的权利限制标记，以防止可能出现的不良后果和后患。
(三)强化信息管理
如前所述，表见代理的原因主要是被代理人、代理人、相对人之间的信息不对称。良好的信息系统则可以大幅提高信息的传递速度，缩短传递的时间，代理人可利用的时间差就没有了，这在一定程度上限制其滥用代理权行为。
(四)事后处理
对行为人涉嫌犯罪的，公司应将其移交司法机关追究其刑事责任并附加民事责任；对行为人虽属违法行为，但达不到司法立案标准的，应向行为人追缴非法所得款额或向法院提起民事诉讼依法进行经济追偿，以保证公司资金不受损失。