企业合同管理业务法律注意事项

01资信调查
对拟签订的一般合同，认真调查合同相对人的主体资格、资质、资信情况及履约能力等.
对拟签订的重大合同，合同主办部门根据需要牵头组织开展尽职调查。
——合同经办人或合同管理员应在签订合同前，在合同管理信息系统中对合同相对人的信息进行维护更新。

02合同谈判
谈判方案：重大合同谈判前，合同主办部门应根据需要牵头组织由经济、技术、法律、财务等人员组成的合同谈判小组，拟定谈判方案，经批准后实施。
谈判纪要：对谈判过程达成的重要事项，谈判小组应指定专人及时予以记录，形成谈判纪要，并由谈判双方负责人员签字确认。
谈判保密：任何人不得泄露谈判内容及谈判方案，当涉及知识产权、专有技术、价格等涉密内容时，谈判小组应与谈判对方人员签订保密协议。
谈判资料：双方在谈判过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应注意收集、整理、保管和保密。

03合同文本管理
订立合同应一律采用书面形式。
按优先顺序选择合同文本。
上传审核的合同文本为清晰版，不得带有批注。
争议解决条款中，诉讼管辖法院要明确。

——合同基本要求

04合同审核会签
两不原则：未签订合同不得开始实施业务；未经审核、审批（未按规定权限审批）不得签订合同。
三性审核：经济、技术、法律审核
签约依据：依据会议纪要、谈判资料、签报等在CMIS系统中发起合同（支出合同必须填写签约依据）
禁止权利义务转让及保理、融资：与供应商签订框架协议或采购合同时，一定在合同文本中约定相关内容的条款，不得将与我方合同项下的权利义务转让给任何第三方，不得利用我方合同、发票等从事应收账款保理、质押以及其他融资业务。

05合同审批
禁止线下合同：除合同内容涉及国家秘密及企业核心商业秘密并经法律部门核准外，一律在合同管理信息系统完成。
专职合同管理员审批：采用非标准合同示范文本的，由销售企业专职合同员在线上审核时填写审核意见，必要时由专职合同员或外聘法律顾问出具书面法律意见。

06合同签署
合同签订主体：不得以部门名义对外签订合同。
合同授权：除公司、企业法定代表人（负责人）外，签约人应取得公司、企业授权。
合同签名：合同经审批后，公司、企业法定代表人（负责人）或签约人在指定位置亲笔（电子）签名并注明合同签署日期。
合同盖章：除重大合同或相对方要求，对外签订合同应一律加盖合同签约主体的合同专用章。禁止用部门、加油站等其他印章代替合同专用章使用。
签署备案：合同经双方签字盖章后，合同经办人应及时在合同管理信息系统提交合同盖章相关信息，完成盖章备案操作。
内部合同：内部合同进行电子签名及盖章。

07合同生效与履行
合同生效：合同经签字并盖章后方能生效。
合同履行：合同生效后，合同主办部门或合同执行部门应认真组织履行合同。合同相对人未按照合同条款履行义务的，应按照违约责任条款追究合同相对人的责任。
合同变更：双方必须签订书面协议，不得以口头、传真、电子邮件等形式改变合同权利或义务。合同主办部门应当在合同管理信息系统上提出申请，按程序办理审核审批手续。
合同解除
合同终结：双方按合同约定权利义务正常履行完毕，点“合同终结”进入终结归档环节。（寿终正寝）
合同中止：双方暂停履行合同，后续可能会恢复履行或终止。（暂停）
合同终止：双方因不可抗力、质量等原因提前结束双方合作，终止权利义务关系（夭折）
合同履行过程中终止合同的，双方应签订书面协议。合同主办部门应当在合同管理信息系统上提出申请，按程序办理审核审批手续。签署后，上传书面终止协议盖章页扫描件，完成备案。
合同续签：按照合同管理流程重新办理合同签订手续，禁止有效期或者履行期自动延期。
合同结算：合同主办部门/合同执行部门在合同系统发起“履约报销”。
合同终结：合同按约定履行完毕、按约定条件解除、转让或达到法定终止条件的，合同主办部门应整理相关资料，办理合同终结手续。
合同归档：经办人在合同完成后，须及时完成合同终结和电子归档操作及纸质归档备案。

08档案管理
合同主办部门应建立健全合同档案。合同档案应包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。
内部电子合同可以作为档案直接归档，通过合同管理信息系统与档案系统接口等方式移交档案管理部门。

09分析考核
自查。各有关单位每年年底之前应完成合同管理全面自查，由各级法律事务所在部门具体组织实施。并在次年1月15日之前形成书面总结向上级主管部门报告。