企业如何应对员工“泡病假”

作者︱崔佩玲 合伙人

来源︱共融律师事务所 

员工“泡病假”一直都是企业在员工管理中面临的最棘手的问题之一，也是企业HR的千古难题，不少HR面对泡病假的员工从束手无策到见怪不怪，甚至最终自暴自弃。那么，实践中企业如何对员工“泡病假”行为防微杜渐，又如何在员工“泡病假”行为发生后巧妙应对？

本律师总结为以下3个关键词：严制度、查真伪以及谈解除，其分别对应事前、事中及事后三个阶段。思维导图如下：

一、事前预防－严制度关于严制度（事前预防阶段），主要是指建立完善的规章制度，其包括病假管理制度、考核制度及奖惩制度三个方面。（一）制定详细的病假管理制度1. 规范病假申请时间如员工因生病无法上班，应按照公司流程提前向公司提出休假申请。如果员工确因客观情况无法提前向公司提交请假申请，可由本人在病假开始后2小时内向其直属上级提交短信或邮件休假申请，并在开始休假的3个工作日内补办休假手续。2. 实行病假分级审批模式一般而言，公司规章制度中对于病假审批权限的规定多为直接上级审批模式。为了进一步规范员工请病假流程，增加员工泡病假难度，律师建议提高病假审批权限，实行分级审批模式，譬如：员工请假三天（含）以内的，经部门主管审批；员工请假三天以上七天（含）以内的，经副总经理批准；员工请假七天（不含）以上的，经总经理批准等。3. 提交完整的就医证明材料员工请病假时，律师建议要求员工提交完整的就医证明材料，包括门（急）诊挂号条、病历本、处方单、医药费单据、病休证明等就医证明材料。4. 制作完备的病假申请单如员工申请病假，律师建议要求员工必须填写格式化的病假申请单。内容可包括病因、预计病休时间、就诊医院、医生的姓名（解决核实真伪问题）、病休期间实际居住地、员工承诺（解决兼职、旅游问题）等。

员工承诺可载明：病假申请真实，如有虚假、故意夸大或者病假期间存在兼职、旅游等行为则构成严重违纪，公司可与其解除劳动合同，并将计入个人档案。5. 设置阶段性病假工资标准对于一般企业，病假工资可约定按照法定标准，即当地最低工资标准的80%支付；

对于一些福利较好的企业，病假工资一般会高于法定标准，律师建议切忌“一刀切”，可根据员工在本企业工龄及病休时间设置阶段性工资标准，如果超过一定时间，则按照法定标准支付，进而打破部分员工泡着病假依然能拿到高薪的美梦。6. 建立病假复诊制度建议公司可在规章制度中规定：员工累计休假超过2个月，公司有权要求该员工前往公司指定的医院进行复查，以核实病情。如员工拒绝该复查,公司将根据员工的表现给予违纪处分，以此来达到警示员工的作用。7. 建立病假定期回访制度律师建议公司可在规章制度中规定：员工在病休期间，公司会每月与员工本人或其家人联系一次，使公司了解员工身体康复及治疗情况，员工应当配合。   （二）建立与病假相关联的考核制度  1. 在员工的考核制度中，将病假与奖金、加薪、晋升等项目挂钩，以达到约束员工的效果。2. 将员工泡病假与其直接上级领导的绩效挂钩，以达到对泡病假员工进行有效监督的效果。律师之所以建议建立与病假员工直接上级有关的考核制度，是因为员工的直接上级是与该员工接触最为紧密且系能对其进行有效监督的人。将泡病假员工的数量多少、时间长短与其直接上级领导的绩效挂钩，即将病假员工与其直接领导的切身利益挂钩，必定会达到积极督促，有效监督泡病假员工的效果。（三）建立与病假相关的奖惩制度建议公司在规章制度或劳动合同中明确与病假相关的奖惩措施：1.虚假病例的处理员工提供虚假休假证明、诊断记录骗取病假属于严重违反公司规章制度的行为，公司将处于解除劳动关系的处罚。2.违反承诺兼职或者旅游的处理员工在病假期间违反承诺兼职或者旅游属于严重违反公司规章制度的行为，公司将处于解除劳动关系的处罚。3. 旷工的处理员工如未在规定时间内请假，或者请假未经其主管领导批准却未正常上班，或者未按期提交公司规定的证明材料或者提交的材料不符合制度规定的，公司将按照旷工处理。二、 事中应对—查真伪关于查真伪（事中应对阶段），主要是指调查员工病假真伪情况，其包括复核就医证明材料、核对主治医生情况、赴医院核实病假证明、陪同员工复查病情、调查员工病假期间的动向及上门探访及电话访问病假员工六个方面。（一）复核就医证明材料病假单一般包括姓名、科室、医生签章、病假医院专用章。公司复核病假员工就医证明材料时需要查看病假单有无瑕疵，对病假的真实性进行形式上审查。包括病假单表面是否被涂改、是否存在倒开病假单、有无医生签章、有无医院专用章等。（二）核对主治医生情况核对主治医生情况方法：登陆国家卫生和计划生育委员会网站（www.nhfpc.gov.cn）→查询执业医生→选择地区，输入医生姓名→核对执业场所→核对执业范围（科室）。（三）赴医院核实病假证明如员工病假可疑或者请假时间过长，律师建议公司人员前往医院医政科查询挂号单登记情况，询问医院病假单是否为该医院开具。如果病假单为真实开具，可进一步询问医院，是否确实需要开具病假单上所记载天数的病假等等。对于企业的困境医院也很容易理解，恰当的沟通通常会取得一定效果。医院在接下来病假单的开具中会更谨慎，医院一般也会与当事医生进行沟通，之后医生再为其他员工出具病假条时就会慎之又慎，极大降低了虚假病假条出现的可能，从源头加大员工“泡病假”的难度。（四）陪同员工复查病情在员工提交的材料无法排除合理怀疑的前提下，公司可以派HR陪同员工前往指定医院进行复查，复查医院的选择应不违反公平性、合理性及便利性的原则。同时，为体现公司的人文关怀及消除员工拒绝的理由，复查的费用公司予以负担。当然，陪同就诊涉及到员工的个人隐私，如果员工拒绝，还是需要慎重处理。（五）调查员工病假期间的动向通过病假员工的微信朋友圈、微博等社交平台的动态查看其是否存在旅游、兼职等情况。对于存在兼职情况的，建议实地进行调查取证。（六）上门探访及电话访问病假员工劳资关系不同于一般的法律关系，除了对病情查真伪外，良好的企业文化和人文关怀也有助于对病休员工的管理，公司可以派工会人员上门探访或者电话访问病假员工，一方面体现公司对该员工的重视和人为关怀，另一方面也可以探明病假员工病情和精神状态。三、事后解决—谈解除对于谈解除（事后解决阶段），主要是对于长期“泡病假”员工，根据其行为性质，用人单位可通过三种途径，依据以下条款与其解除劳动合同：（一）协商一致解除根据《劳动合同法》第三十六条，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。公司可利用协商解除化解不确定的风险，且协商一致解除劳动合同对公司而言系风险最小，解除时间最快的一种方式。（二）严重违反公司规章制度解除根据《劳动合同法》第三十九条第二款，劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。因此，对于存在旷工、违反诚信等情形的员工，可依据公司的规章制度与其解除劳动合同 。采用此种方式与员工解除劳动合同时，应确保公司规章制度中有明确的制度依据，同时用人单位搜集保存好员工严重违纪事实方面的证据，确保解除员工的事实依据充分，而且辞退员工操作程序合法，避免被认定为违法解除承担赔偿金的不利后果。（三）因患病或非因工负伤不能从事工作解除根据《劳动合同法》第四十条第一款，劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。对于企业而言，以此种方式与员工解除劳动合同存在法律盲点比较多、操作成本不可控的风险，企业应谨慎选择、慎重处理，如确需适用，建议在律师的详细指导下操作。综上所述，员工“泡病假”不仅是一个法律问题，更是一个管理问题，需要引起用人单位的高度重视。通过事前完善与病假相关的规章制度、事中严格审核相关证明资料、事后妥善解决解除事宜三个步骤，企业可以在降低风险的同时，加强对“泡病假”员工的有效约束。