公司倒补签合同法律风险

《中华人民共和国民法典》第四百七十一条对合同订立方式的规定为：“当事人订立合同,可以采取要约、承诺方式或者其他方式。” 第四百九十条对合同成立时间的规定为：“当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。”
由此可见，当事人虽然未采用书面形式，但是一方已经履行主要义务，对方接收时，合同就已经成立，也就是说倒补签合同本身是有效合同。
但是倒补签合同在履行过程中却存在较大的风险。由于合同签订前的履行过程，存在较大的不确定因素，双方的权利义务不明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷，而一旦产生纠纷后由于证据难以取得，解决起来又比较困难，合同的事前控制作用无法体现，存在较大的法律风险。本期梳理了倒补签合同的法律风险，并提出风险防控建议。

法律风险
1.存在合同无效的风险。
在公司业务中，倒补签合同通常发生在油品供应需求急，靠泊时间短的情况，遇到合同审批流程较长时，会发生未完成纸质书面合同审批订立的情况下就开始履行实际业务。因为前期合同谈判时间较短，通常无法对企业的性质、经营范围、注册资金及法定代表人等信息进行审查，存在发生合同履行完毕后，发现合同因对方缺少相应资质的情况。如果是工程建设类合同，对方缺少资质会导致合同无效。
2.合同履行过程容易发生纠纷，违约举证难度大。
倒补签合同履行在前，未达成书面统一意见，由于语言表达和个体认知存在差异，会存在理解上的歧义，出现双方各执一词的情形。当合同双方发生纠纷，当事人一方主张另一方在无书面合同情况下的实际履约行为构成违约要求其承担违约责任或赔偿责任，则在举证上具有难度。

 管理风险
1.公司合同管理难度加大
倒补签合同是违反公司合同管理相关规定的，同时倒补签合同的生效日期、履行期限及有效期限等与期限有关的规定可能产生逻辑错乱，可能造成合同的交货、验收及付款时间和条件出现前后矛盾，不利于合同管理员及时跟进合同订立、审批、执行、归档等情况，从而影响合同管理水平。
2.年度预算和决策难度加大
倒补签合同期限与实际业务不符，会导致公司无法通过合同管理准确了解业务进度。若实际业务发生在年底，年初进行合同倒补签，会导致上一年度的经营数据失真，对企业生产经营数据统计的准确性，及时性产生影响，导致企业经营数据失真，从而对公司管理层决策造成影响。

财务和审计风险
1.导致财务数据失真
财务人员需要以双方签字盖章的合同为依据进行货款收付。业务发生后再进行倒补签合同，会发生延期付款或者货款已收到不能及时入账的情况，从而导致企业财务报表中所体现的经营成本、应收账款、利润等科目数据失真。
2.对审计工作带来不确定性影响
审计会定期对公司的合同签订情况、收发货情况、收付款情况等方面进行审查，倒补签合同违反内控规定，存在风险隐患，可能导致审计机构无法出具无保留意见的审计报告或认为内控存在严重问题，从而给企业的正常经营开展、报税、政策优惠造成不利影响。

法律风险防控
（一）加强合同内部管理培训，使经办人认识到合同的重要性和严谨性。
业务部门普遍存在注重业务实质，轻视合同订立的情况。部分业务部门对合同起草，订立重视度不够，存在任意拿一份类似合同模板简单修改公司名称、标的金额、付款方式后就开始走合同审批流程，或者直接从网上下载后稍加修改就提交送审，不注重结合实际业务实际细化约定合同双方权利义务、违约责任、争议处理方式的约定。这些实际上是对于合同的重要性和严谨性认识不足的表现。
各单位要定期开展普法教育和合同管理培训，一是让合同经办人熟练掌握合同系统操作，减少合同退回率，缩短合同审批时间；二是让合同经办人具备一定的法律常识，了解公司合同管理内控要求，在业务操作中时刻绷紧“业务开展，合同先行”这根弦。
（二）从严合同管理考核，将倒补签合同纳入员工绩效考核。
一是借助合同系统运行监控平台，按月对合同订立、签署、执行、归档情况进行检查，发现倒补签合同行为对合同经办人进行合同事项通报。二是在员工岗位职责中明确合同签订时间，建立负面清单制度，倒补签合同行为与绩效挂钩，切实提高合同经办人和合同管理员的合规意识。
（三）借助信息技术手段，提高合同审批和签署效率。
在合同审批过程中，借助现代化管理技术手段优势，不断优化合同管理系统的审批签订流程，提高效率。一是对合同流程重新梳理，减少重复、无效的审批环节。二是参考石化公文系统的督办功能，对合同系统审批中增加督办功能，提高合同审批效率。三是实施电子签章，减少排队用印、法人签字、传递纸质合同带来的时间成本。
（四）提高标准合同文本的覆盖范围
各单位每年度收集标准文本需求，对于新发生的趋于常态化的业务及时制定标准合同文本，在进一步防范业务风险的同时，减少前期合同条款起草、制定和商议时间。
（五）推行“框架合同+订单”的合同订立模式
针对长期合作，资质较好的合同主体，常规性、频次高、供需相对稳定的油品供销业务，建议采取“框架协议+订单”的业务模式。通过框架协议事先确定合同双方基本的权利义务、采销品种、质量标准、履行期限等，后续待具体业务发生时，双方只需要进一步明确订单中的油品数量、价格等单笔业务项下的特殊条件，提高了合同订立效率。